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La présente politique (ci-après la « Politique ») décrit comment le cabinet médical au Coeur des vergers (« nous », « la clinique ») recueille, utilise, conserve, communique et détruit les renseignements personnels, conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 »).

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En fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à leur traitement tel que décrit dans la présente Politique.

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1. Identification de la clinique et responsable

Cabinet médical au Coeur des vergers
101-621 chemin Ozias-Leduc
Otterburn Park (Québec) J3H 2M7

 

Responsable de la protection des renseignements personnels (Loi 25)
Dr Thien Chuong Tran, médecin responsable

Courriel : legalaucoeurdesvergers@gmail.com

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Toute demande concernant vos renseignements personnels (accès, rectification, retrait du consentement, plainte ou information) doit être adressée à cette personne.

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2. Rôles et responsabilités internes

• Le médecin responsable est soumis au Code de déontologie du Collège des médecins du Québec.

• Le personnel administratif, lorsqu’actif, reçoit une formation sur la confidentialité et signe une entente écrite.

• L’accès aux renseignements personnels est limité selon le rôle et les fonctions exercées.

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3. Définitions

Renseignement personnel
Tout renseignement concernant une personne physique permettant de l’identifier directement ou indirectement.

Incident de confidentialité
Accès, utilisation ou communication non autorisés, perte ou atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

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4. Collecte des renseignements personnels

4.1 Méthodes de collecte

Les renseignements sont recueillis par le médecin, les collaborateurs cliniques autorisés et, le cas échéant, le personnel administratif.

4.2 Renseignements recueillis

• Nom, adresse, date de naissance, numéro de téléphone

• Numéro d’assurance maladie

• Coordonnées de la pharmacie

• Renseignements cliniques consignés au dossier médical

• Résultats et rapports provenant de partenaires de soins

4.3 Provenance

Directement auprès de vous ou auprès des professionnels et établissements participant à vos soins.

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5. Finalités de la collecte

Les renseignements personnels sont nécessaires pour :

• la tenue du dossier médical électronique;

• la prestation des soins;

• la réception des résultats d’examens;

• la communication avec votre pharmacie;

• la facturation des services à la RAMQ;

• le respect des obligations légales et professionnelles.

Refus de consentement
Sans ces renseignements, la clinique ne peut assurer votre prise en charge médicale.

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6. Accès aux renseignements personnels

Peuvent accéder aux renseignements, selon leur rôle :

• le médecin du cabinet médical au Coeur des vergers;

• les professionnels collaborant aux soins;

• le personnel administratif autorisé;

• les personnes ou intervenants autorisés par la loi.

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7. Partage des renseignements personnels

Les renseignements personnels peuvent être communiqués uniquement :

• aux professionnels de la santé participant directement à vos soins;

• aux services requis pour la facturation médicale auprès de la RAMQ;

• lorsque requis par la loi.

Aucun renseignement personnel n’est vendu ni loué.

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8. Conservation des renseignements

Les renseignements personnels sont conservés conformément :

• aux normes du Collège des médecins du Québec;

• aux obligations légales applicables;

• aux besoins cliniques et administratifs de la clinique.

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9. Mesures de sécurité

La clinique applique des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre tout incident de confidentialité.

Les accès aux dossiers médicaux électroniques sont contrôlés et journalisés (date, heure, utilisateur, action effectuée).

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10. Lieu d’hébergement

Les renseignements personnels sont conservés dans des environnements informatiques sécurisés.
Pour des raisons de sécurité, de continuité des services et de sauvegarde, certaines données peuvent être hébergées ou sauvegardées à l’extérieur du Québec.

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11. Technologies utilisées

Le cabinet médical au Coeur des vergers utilise les technologies suivantes dans le cadre de ses activités cliniques et administratives :

• Logiciel MYLE / utilité : dossier médical électronique

• Facturation.net / utilité : facturation médicale auprès de la RAMQ

Ces technologies sont utilisées uniquement aux fins de la prestation des soins, de la gestion des dossiers médicaux et de la facturation médicale, conformément aux obligations légales et professionnelles applicables.

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12. Communication sans consentement

Des renseignements personnels peuvent être communiqués sans consentement :

• lorsqu’il existe un risque sérieux de mort ou de blessures graves;

• lorsque requis par la loi ou par les autorités compétentes.

Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies sont alors communiqués.

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13. Vos droits

Vous avez le droit :

• d’accéder à vos renseignements personnels;

• d’en demander la rectification;

• de retirer votre consentement, dans les limites prévues par la loi;

• de restreindre l’accès à certains intervenants;

• à la portabilité de vos renseignements;

• de déposer une plainte auprès du responsable de la protection des renseignements personnels ou de la Commission d’accès à l’information du Québec.

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14. Témoins de navigation

Le site Web de la clinique n’utilise pas de témoins recueillant des renseignements personnels.

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15. Décisions automatisées et profilage

La clinique n’utilise aucune technologie de décision automatisée, de profilage ou de localisation fondée sur des renseignements personnels.

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16. Destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont détruits conformément :

• aux normes du Collège des médecins du Québec;

• aux lois applicables au Québec;

• aux règles internes de gestion documentaire.

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17. Mise à jour de la Politique

La Politique peut être modifiée afin de refléter des changements législatifs ou organisationnels.
Toute mise à jour sera rendue disponible par les moyens habituels de la clinique.

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18. Traitement des plaintes

Toute plainte doit être formulée par écrit et adressée au responsable de la protection des renseignements personnels.

• Accusé de réception : dans les 7 jours ouvrables

• Analyse complète : dans un délai maximal de 45 jours

Les dossiers de plainte sont confidentiels.

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Entrée en vigueur

Politique initialement adoptée le 1er octobre 2023
Version finale – cabinet médical au Coeur des vergers – 2025